Como criar e organizar a Lista de Tarefas

O dia-a-dia das pessoas está cada vez mais complicado e corrido. Há muitas tarefas e compromissos que precisam ser administrados e há também aquelas tarefas/metas que sempre planejamos cumpri-las, mas muitas vezes ficam no esquecimento justamente por causa da correria. E aí você começa a se perder entre uma tarefa e outra. Quando tudo isto começa a acontecer é importante encontrar mecanismos que sejam eficientes para organizar e conseguir finalizar tudo que é preciso fazer.

Atualmente existem várias formas de controlar suas tarefas. Você pode fazer quadros de tarefas, utilizar agendas e cadernos e agora, na era dos smartphones e tablets, existem muitos aplicativos que você pode utilizar.

Hoje vou apresentar para vocês uma forma de como criar e organizar uma lista de tarefas para que você tenha controle do seu dia-a-dia. Além de dicas para você não deixar de realizar suas tarefas e manter a sua lista atualizada.

Em casa, adotei a ideia de criar um quadro de tarefas. Procurei deixá-lo em um lugar onde eu posso vê-lo o tempo todo que estiver em casa. Desta forma, toda vez que passar por ele vou me lembrar de verificar alguma tarefa pendente/atrasada ou me planejar para executar a próxima tarefa.

Além do quadro de tarefas, utilizo o aplicativo Wunderlist para organizá-las quando estiver na rua, além de me programar para executá-las quando chegar em casa. Existem muitos outros aplicativos e, abaixo, vou deixar uma listinha que você poderá analisar e se identificar com algum deles.

Para criar o quadro de tarefas precisei dos seguintes materiais abaixo:

• 1 Quadro branco

• 2 Suportes para Quadros

• 1 Caneta para quadro branco

• 1 régua

• Blocos da Post-it e de anotações sem ser autoadesivo

• Massa adesiva

Passos para montar o quadro:

1. Afixei os suportes para quadros da 3M que são excelentes para afixar objetos na parede. Uma dica é atentar-se ao peso do objeto, pois cada adesivo tem um limite de peso e no meu caso, comprei o que suporta até 2,3 kg. Como comprei 2, o meu quadro poderia pesar até 4,6kg.

2. Após afixar os suportes na parede, aguardei 1 hora para colocar o quadro nos ganchos. Esta é uma das recomendações do fabricante. Ao instalar estes ganchos, é importante seguir todas as orientações para que não tenha problemas ao colocar o objeto.

3. Enquanto aguardava o tempo de fixação dos ganchos fui montando o conteúdo do quadro. Neste momento, utilizei a caneta e a régua, iniciei o processo de dividir o quadro nas categorias que tenho interesse em controlar as tarefas. Dividi o meu quarto em 6 categorias: Meu Blog, Casa, Do Dia, Outros, Dieta e Compras.

4. Utilizei os post-it para escrever minhas tarefas em cada um deles. Como separei as tarefas por categorias, cada uma das categorias ficou com uma cor. Por exemplo, a categoria “meu blog” ficou com a cor rosa de post-it, a categoria “casa” com a cor laranja e assim por diante.

Algumas tarefas precisam ser mais detalhadas e não caberiam no post-it pequeno, então utilizei as folhas de um bloquinho de anotações que tinha em casa, porém as folhas não são autoadesivas. Neste caso, utilizei a massa adesiva da Print. Adorei este produto! Ele é excelente para fixar papeis em qualquer superfície. Ele é reposicionável e reutilizável.

Encontrei também um bloco para anotações da Post-it que tem forma de lista. Achei um máximo! Ele tem lugar para você colocar um ¨check¨ quando um determinado item da lista tenha se resolvido. No meu quadro de tarefas, utilizei o mesmo na coluna de compras. Assim coloco cada um dos itens que preciso comprar e após comprá-lo, dou baixa no item, colocando um ¨check¨ do lado. Amei este bloco pretendo utilizá-lo para muitas outras coisas.

5. Após estruturar o quadro com as categorias e escrever as tarefas, comecei a distribuir e colar as tarefas em cada uma das suas respectivas categorias.

6. Depois de tudo terminado, chegou a hora de colocar o quadro nos ganchos afixados na parede e ele ficou assim:

Agora vamos as dicas para que você mantenha seu quadro de tarefas atualizado:

1. Tem dias que acordamos com muita energia e disposição, então aproveite este dia para colocar suas tarefas em dia utilizando uma técnica que faço no dia a dia, que é verificar todas as tarefas que precisam ser finalizadas com urgência e as que estiverem em atraso. Tarefas deste tipo devem ser as primeiras a serem priorizadas.

2. Outro fator importante é o tempo. Analise quanto tempo cada uma de suas tarefas levaram para serem concluídas. Desta forma, você conseguirá saber como e quando cada tarefa pode ser finalizada. Por exemplo, se você tem uma tarefa que irá durar vários dias, organize-se para executa-la um pouquinho por dia desta tarefa até que a mesma seja concluída. Já as tarefas que podem ser terminadas rapidamente e que precisam de apenas uma hora ou até mesmo minutos de seu dia devem ser priorizadas e executadas o quanto antes. Assim, você poderá aproveitar o resto do seu tempo para outras atividades e possibilitará períodos livres para fazer outras coisas que lhe dê prazer.

3. Priorizar e definir metas são fatores importantes ao classificar uma tarefa. Uma forma de fazer isto é dividir sua lista de tarefas por categorias de prioridade e definir quando aquela tarefa deve ser finalizada, assim você conseguirá decidir com mais clareza quais atividades deve começar.

Estas são algumas dicas importantes na hora de você administrar suas tarefas, procure segui-las. 🙂

Agora vou apresentar uma lista de aplicativos que você pode utilizar no seu celular ou tablet:

• Wunderlist – iOS

• Any.DO – iOS/Android

• Clear – iOS

• Toodledo – iOS

• Todoist – iOS/Android

• Tasks Free – Android

• Jorte Calendar – Android

• Organizador Day by Day – Android

• JusWrite – Notas & Organizar – Android

De todos os aplicativos acima me identifiquei mais com o Wunderlist é o que eu utilizo para controlar minhas tarefas quando não estou em casa. Baixe os aplicativos acima e veja com qual você mais se identifica e comece a utilizá-lo.

Pessoal, o que eu apresentei neste post é apenas uma forma de organizar e controlar suas tarefas. Você pode adotar esta mesma técnica em agendas, cadernos ou utilizar somente um app mesmo. Comece agora mesmo a organizar suas tarefas para que você tenha um controle maior das suas atividades diárias. Use e abuse da criatividade para organizá-las.

Espero que vocês tenham gostado deste post e que ele possa ajudar! Caso tenha curtido compartilhe e mande fotos e e-mails para val.angelotti@gmail.com para compartilhar como você organizou suas tarefas.

Beijos e até a próxima.